Ben je van plan een evenement te organiseren? Geen heel groot spektakel als Pinkpop of Lowlands, maar iets kleinschaligs, bijvoorbeeld voor een school of sportvereniging? Dan zijn er een hoop dingen waar je aan moet denken.
Wat gaan we doen?
De allerbelangrijkste vraag als je een feest of evenement wil gaan organiseren is toch wel ‘wat?’. Wat gaan we doen? En waarom? Als het om scholen of sportverenigingen gaat heeft een evenement vaak een duidelijke functie: geld verdienen. Natuurlijk is dat niet de enige reden, gezellig samen zijn en een schooljaar of sportseizoen afsluiten zijn ook belangrijk, maar over het algemeen is het prettig als er wat geld wordt verdiend.
Vaak zit er achter het idee om een evenement te organiseren een duidelijke reden. Er moet bijvoorbeeld een nieuw speeltoestel komen, of een nieuw clubhuis. Er kan geld nodig zijn voor een speciaal schoolreisje, of om groot onderhoud te kunnen plegen. Het is verstandig om deze reden duidelijk te communiceren naar je gasten, zowel op de uitnodigingen als ter plekke. Als je dan van plan bent om entree te heffen of spelletjes aan te bieden waarvoor moet worden betaald, weten de gasten waar hun geld terecht gaat komen.
De praktische zaken
Heb je eenmaal bepaald voor welke gelegenheid je iets organiseert, en wat je doel ermee is, dan wordt het tijd om alle praktische zaken in te gaan vullen. Begin met het prikken van een datum en denk daar goed over na. Wil je iets organiseren in de open lucht? Dan kun je gezien het weer het best een dag kiezen tussen half april en eind september. Verplaats je daarbij vooral in je bezoekers, en niet alleen in jezelf. Het kan jou goed uitkomen om iets op een woensdagochtend te doen, maar als je bezoekers dan geen tijd hebben gaat je evenement niet slagen.
Ook over hapjes en drankjes moet worden nagedacht. Wat bieden we aan en tegen welke prijs? En laten we bezoekers contant afrekenen of met consumptiebonnen? Het voordeel van consumptiebonnen is dat het afrekenen sneller en makkelijker gaat én dat mensen aan het eind van het evenement vaak nog even al hun bonnen opmaken. Extra inkomsten dus!
Verder zorg je natuurlijk voor genoeg vermaak. Misschien is er iemand die (gratis) een optreden wil geven, maar zorg ook zeker voor genoeg dingen die mensen kunnen doen. Verkoop bijvoorbeeld lootjes, en geef leuke (liefst gesponsorde) prijzen weg. Of ga op de oudhollandse toer, met bijvoorbeeld ballengooien of touwtje trekken. Let wel op dat de kosten van het organiseren natuurlijk altijd lager moeten blijven dan de te verwachten opbrengst, je wil tenslotte na afloop een mooi bedrag verzameld hebben en niet in de schulden terecht zijn gekomen.
Bedankt voor deze praktische tips voor de organisatie van een evenement. Sommige vanzelfsprekende zaken verdienen echt meer aandacht. Het prikken van een datum bijvoorbeeld: beter niet tijdens een belangrijke voetbalwedstrijd. En wellicht heb je meubilair nodig. Je kunt natuurlijk ook altijd sponsoring van je evenement overwegen.